L’octroi des titres prend trop de temps – que fait l’ISFM?

Jörg Gröbli (JG): Je suis désolé que l’ISFM provoque le mécontentement et nous faisons tout pour résoudre rapidement et durablement les problèmes connus.
Nous sommes conscients que l’ISFM a manqué de transparence par le passé. La situation concernant les délais pour l’octroi des titres a souvent été relativisée à l’excès et nous n’avons pas fait le nécessaire. Cela s’est traduit par une frustration grandissante. Le changement à la direction en 2024 a suscité l’attente que tous les problèmes allaient être résolus en quelques mois. Pourtant, la complexité de l’octroi des titres est considérable. Vu de l’extérieur, cela paraît simple, mais l’octroi des titres est fortement réglementé et très complexe. Et les processus internes étaient en partie aussi trop compliqués. Toutefois, l’analyse, l’inventaire de la situation actuelle et la simplification des processus demandent du temps. Nous avons pris et mis en œuvre les bonnes mesures et il faut du temps jusqu’à ce qu’elles déploient leurs effets. Nous savons ce que nous faisons, mais je peux comprendre que de nombreux médecins soient à bout de patience. Notre principal souci est de faire avancer rapidement le traitement des dossiers pour calmer la situation.

JG: Oui, et je regrette vivement les ennuis que cela entraîne. Après ma prise de fonction, nous avons, comme je l’ai dit précédemment, analysé la situation et constaté qu’un certain nombre de choses ne se passaient pas comme il faut dans le domaine de l’octroi des titres. En même temps, nous étions et sommes toujours confrontés à un manque de personnel. En novembre 2024, cinq des six spécialistes n’étaient plus disponibles. Tout en remaniant les processus, nous avons dû recruter du nouveau personnel et le former entièrement sur la base d’un nouveau plan de formation. En parallèle, la pile de demandes non traitées a continué de grandir. Nous sommes maintenant sur la bonne voie. En avril, nous avons pu traiter deux fois plus de demandes que le mois précédent. Nous constatons que la tendance s’inverse, même si nous restons à un niveau modeste.

JG: Non, nous savions que la pile allait encore grandir. Il y a actuellement de nombreux dossiers en suspens et chaque jour apporte son lot de nouvelles demandes. Nous évaluons à un rythme hebdomadaire la capacité du traitement des dossiers et savons donc combien de dossiers nous traitons chaque mois. Depuis le 1er mai, nous avons engagé un spécialiste de plus, mais l’équipe n’est pas encore au complet. Nous continuons de recruter du personnel et examinons des solutions avec les sociétés de discipline. À l’heure actuelle, nous avons sept spécialistes dans le domaine des titres de formation postgraduée. Trois personnes du service juridique nous apportent temporairement leur aide. D’autres domaines nous apportent un soutien pour la téléphonie. Depuis le 1er mai, 13 personnes travaillent dans ce domaine. Nous avons donc des raisons d’être optimistes.

Monika Brodmann Maeder (MB): À l’interne, il se passe énormément de choses que l’on ne voit pas de l’extérieur. À long terme, nous voulons simplifier les processus. Les programmes de formation postgraduée sont en partie très complexes; nous comptons 45 titres fédéraux de spécialiste avec des programmes très différents. Nous devons simplifier tout cela. Le passage à la formation postgraduée basée sur les compétences le permettra enfin.

JG: Nous devons réorienter l’ISMF et investir dans la numérisation, mais avec environ 35 personnes, nous sommes un petit institut. Nous devons fixer des priorités.

JG: Nous avons élaboré un concept de communication que nous mettons actuellement en œuvre. Pour cela, nous pouvons également compter sur le soutien du service de communication de la FMH. Nous analysons différents formats; nous sommes sur le point d’ouvrir un canal sur LinkedIn. De plus, nous préparons continuellement des informations qui sont publiées sur le site web et sur notre nouveau canal LinkedIn. En plus de cela, nous cherchons à dialoguer avec l’asmac et les sociétés de discipline.

JG: Nous voulons et devons accélérer le traitement des dossiers. Pour cela, nous recrutons d’autres spécialistes qui examinent les dossiers. De plus, des sociétés de discipline nous ont proposé leur aide. Nous leur en sommes reconnaissants et examinons dans quelles conditions un engagement au sein de l’ISFM pourrait s’avérer utile.
Nous voulons établir la transparence sur la durée moyenne de traitement et le nombre de titres octroyés chaque mois. Cela montre dans quelle direction les choses évoluent et à quel horizon temporel il faut s’attendre. Ces chiffres doivent cependant être considérés avec réserve, la durée de traitement dépend aussi de la qualité des documents déposés.

MB: Les candidates et candidats peuvent aussi nous aider dans le traitement des dossiers. Plus vite ils et elles fournissent les documents manquants, plus vite le titre pourra être octroyé. Il y a certains pièges que les candidates et candidats ne voient souvent pas. Il faut prêter une attention particulière aux séjours à l’étranger, aux pauses prolongées pour cause de maternité ou de congé non payé ou au travail à temps partiel. Souvent, nous recevons des certificats qui comportent des erreurs ou qui n’ont pas été signés. Les personnes qui déposent une demande peuvent s’épargner bien des ennuis en rassemblant dès le début tous les documents nécessaires et en s’y attelant à temps.

JG: Oui, le logbook électronique ne répond clairement pas encore à nos attentes.

MB: Il s’agit de le rendre plus convivial et transparent pour les candidates et candidats. À l’avenir, le logbook électronique devrait donner un feed-back direct. Par exemple si la période de formation postgraduée est trop courte ou qu’un document manque, la demande ne pourra pas être déposée. Cela facilitera le travail des deux côtés.

JG: Nous recevons une très grande quantité de courriels. Certains sont faciles à traiter tandis que d’autres sont très complexes. Il est vrai, ce qui est regrettable, que des courriels sont restés sans réponse par le passé. Cela n’est plus le cas aujourd’hui. Nous sommes une entreprise de services qui répond à tous les courriels. Nous avons aussi procédé à une réorganisation. Jusqu’ici, nous n’avions qu’une personne chargée de trier les courriels. C’est pourquoi cela prenait parfois un ou deux mois jusqu’à ce qu’une réponse soit donnée. À l’heure actuelle, les courriels sont directement triés après réception et répartis sur six personnes. Cela nous a permis de réduire le temps de réponse.

MB: Nous avons créé une option de traitement prioritaire pour de tels cas. Des conditions claires doivent être remplies pour en bénéficier. La demande doit déjà être en suspens depuis plus de trois mois et remplir une des trois conditions suivantes: soit la personne qui dépose la demande veut ouvrir ou reprendre un cabinet, effectuer un fellowship à l’étranger pour lequel elle a besoin du titre de spécialiste ou risque de perdre son poste si elle ne présente pas le titre de spécialiste. Bien entendu, les personnes qui déposent une demande doivent fournir les documents nécessaires.