La procedura di conferimento dei titoli dura troppo – che cosa fa l’ISFM?

Jörg Gröbli (JG): Mi dispiace che l’ISFM sia causa di malcontento e stiamo facendo di tutto per trovare soluzioni rapide e sostenibili a problemi che ci sono ben noti.
Siamo consapevoli del fatto che l’ISFM in passato non abbia garantito una trasparenza sufficiente. La questione dei termini per il conferimento di titoli è stata spesso affrontata con belle parole, ma di concreto è accaduto molto poco. In questo modo il senso di frustrazione è progressivamente aumentato. L’avvicendamento alla direzione del 2024 ha suscitato aspettative riguardo al fatto che in pochi mesi tutti i problemi sarebbero stati risolti. Tuttavia, il conferimento di titoli è una tematica molto complessa. Da fuori sembra semplice, ma è un campo fortemente regolato e di grande complessità. In parte, anche i processi interni erano troppo complicati, ma l’analisi completa, la rilevazione della situazione esistente e la semplificazione dei processi richiedono tempo. Abbiamo adottato e implementato le misure giuste, ma serve tempo prima che se ne percepiscano gli effetti. Sappiamo che cosa fare, ma posso capire che molti abbiano ormai perso la pazienza. Il nostro obiettivo principale è procedere a pieno ritmo con l’elaborazione dei dossier per riuscire a calmare la situazione.

JG: Sì e mi dispiace per i fastidi che causiamo. Come ho accennato, quando ho assunto la carica di direttore abbiamo analizzato la situazione, constatando che riguardo al conferimento titoli alcune cose non andavano nel modo giusto. Al contempo dovevamo e dobbiamo tuttora combattere con la carenza di personale. Nel novembre 2024, cinque specialisti su sei hanno dato le dimissioni. Quindi, mentre riorganizzavamo i processi, abbiamo dovuto anche reclutare nuovo personale e formarlo da zero con un nuovo sistema. Nel frattempo la montagna di domande inevase ha continuato a crescere. Ora però siamo sulla buona strada. Nel mese di aprile siamo riusciti a elaborare un numero di domande doppio rispetto al mese precedente. La svolta quindi c’è già stata, anche se per ora ancora su livelli modesti.

JG: No, sapevamo che la montagna sarebbe cresciuta ancora. Attualmente ci sono molti dossier in sospeso e tutti i giorni ne arrivano di nuovi. Valutiamo settimanalmente la capacità di elaborazione dei dossier e quindi sappiamo quanti ne elaboriamo ogni mese. Dal 1° maggio abbiamo una persona in più, ma il team non è ancora al completo. Continuiamo anche a reclutare e valutiamo soluzioni con le società mediche specialistiche. Ad oggi abbiamo sette specialisti nel campo dei titoli di specializzazione. Inoltre, tre persone del team giuridico danno una mano temporaneamente. I servizi telefonici vengono supportati con tre persone di altri settori. Ciò significa che dal 1° maggio operiamo in questo campo con 13 persone. È un raggio di luce all’orizzonte.

Monika Brodmann (MB): Internamente ci sono molte dinamiche in corso, ma da fuori non lo si nota. A lungo termine abbiamo l’obiettivo di snellire i processi. I programmi di perfezionamento professionale sono in parte molto complessi; abbiamo 45 titoli federali di medico specialista con programmi completamente diversi. Dobbiamo effettuare una semplificazione, che sarà possibile con il passaggio al perfezionamento professionale basato sulle competenze.

JG: Dobbiamo dare all’ISFM un nuovo orientamento e investire nella digitalizzazione, ma con 35 persone siamo una struttura piuttosto piccola. Dobbiamo stabilire delle priorità.

JG: Abbiamo elaborato un ampio piano per la comunicazione che ora stiamo attuando. In questo ambito possiamo contare anche sul supporto del reparto comunicazione della FMH. Stiamo valutando diversi formati e stiamo aprendo un canale su LinkedIn. Ora prepariamo anche continuamente informazioni da pubblicare sul sito Web e sul nostro canale LinkedIn e in più, cerchiamo di confrontarci con l’asmac e le società mediche specialistiche.

JG: Ora vogliamo e dobbiamo velocizzare l’elaborazione dei dossier. Per questo stiamo reclutando altri specialisti che si occupino della valutazione. Anche alcune società mediche specialistiche ci hanno offerto il loro supporto. Noi le ringraziamo e stiamo valutando a quali condizioni un incarico presso l’ISFM possa risultare utile.Vogliamo comunicare in modo trasparente la durata media dell’elaborazione e il numero di titoli conferiti mensilmente. Questi dati consentono di capire in quale direzione ci stiamo evolvendo e quale orizzonte temporale ci si possa attendere. Tuttavia, queste cifre sono significative solo fino a un certo punto, i tempi di elaborazione dipendono anche dalla qualità della documentazione presentata.

MB: I candidati possono anche fornirci supporto nell’elaborazione dei dossier. Più rapidamente inviano i documenti mancanti, più veloce sarà il conferimento del titolo di specializzazione. Ci sono alcune insidie in cui i richiedenti spesso inciampano. Particolare attenzione è necessaria quando ci sono in gioco soggiorni all’estero, lunghe pause per maternità o congedo non retribuito oppure lavoro a tempo parziale. Spesso ci capita anche di vedere certificati contenenti errori o non firmati. I richiedenti possono risparmiarsi molte arrabbiature preparando con cura la domanda fin dall’inizio e cominciando a prepararla per tempo.

JG: Sì, l’e-logbook non è sicuramente al punto in cui vorremmo che fosse.

MB: Deve diventare di utilizzo più semplice e trasparente per i richiedenti. In futuro l’e-logbook dovrebbe fornire un feedback direttamente. Ad esempio, se un periodo di perfezionamento professionale è troppo breve o se manca un documento, non deve essere possibile presentare la domanda. In questo modo si semplifica il lavoro per entrambe le parti.

JG: Riceviamo moltissime e-mail. In alcuni casi dare una risposta è semplice, in altri molto complesso. Purtroppo è vero che in passato alcune e-mail restavano senza risposta. Ormai però non è più così, siamo un’impresa di servizi e dobbiamo rispondere a tutte le e-mail che riceviamo. C’è stata anche una riorganizzazione. Fino ad ora avevamo una persona sola che effettuava il triage delle e-mail. Per questo a volte passavano uno o due mesi prima che arrivasse una risposta. Ora il triage viene effettuato subito dopo l’arrivo delle e-mail ed è ripartito su sei persone. In questo modo siamo già riusciti a ridurre i tempi di risposta.

MB: Abbiamo creato una nuova procedura che, in casi di questo tipo, ci consente di valutare un’elaborazione prioritaria. Perché sia possibile sono previsti chiari requisiti che devono essere soddisfatti. La domanda deve essere stata presentata da almeno tre mesi e deve anche soddisfare una delle tre condizioni: la persona richiedente desidera aprire o rilevare uno studio medico, vorrebbe svolgere un programma di fellowship all’estero per il quale è richiesto un titolo di specializzazione oppure senza il titolo perderebbe il proprio posto di lavoro. Ovviamente i richiedenti devono documentare adeguatamente queste domande.